저도 어느 시점에 이르러 업무 방식을 대폭 수정했더니 시간 사용법은 물론 인생까지 180도 바뀌었습니다. 바로 ‘모든 것을 혼자서 완벽하게 하겠다고 전부 다 열심히 할 필요는 없다’는 사실을 알게 되었기 때문입니다. “네? 열심히 하지 않는다고요?” 제 말에 당황하며 이렇게 반문하는 분도 계시겠지만, 이러한 사고방식의 변화가 제 생활을 완전히 바꾸었습니다.
--- p.12, 프롤로그 중에서

지금까지 저는 ‘오랜 시간을 들여, 몸과 마음을 다해 일한다’, ‘의욕과 근성을 가지고 노력한다’는 신조로 일해온 반면, 그 기업에서 요구하는 것은 ‘정해진 시간 내에 성과를 내기 위한 업무 방식’이었습니다. 제가 맡은 역할을 완수하기 위해서는 당장 근본적인 업무 방식과 사고방식부터 바꿔야 했습니다.
--- p.13, 프롤로그 중에서

그러나 외국계 기업으로 이직했을 때 여태까지처럼 장시간 열심히 일하는 방식은 통하지 않는다는 것을 뼈저리게 느꼈습니다. 정규 업무 시간 내에 성과를 내도록 요구받았기 때문입니다.
제 역할을 완수하기 위해서는 그때까지의 업무 방식과 사고방식을 근본적으로 돌이켜볼 필요가 있었습니다.
그 결과 제가 깨달은 것은 ‘완벽함에 대한 집착’을 내려놓아야 한다는 것이었습니다. 그래야 과도하게 노력하지 않고도 제게 주어진 시간을 의미 있게 사용할 수 있었습니다.
--- p.29, 「1. 일의 80%를 줄이는 사고방식」 중에서

명심할 것은 ‘중대한 일이 아니면 일단 하지 않는다’라는 전제입니다. 여기에서 ‘중대한 일’이란 ‘대단히 중요하거나 심각한 일’, ‘큰 영향을 미치는 일’입니다.
즉, ‘절대적으로 필요한 일이 아니면 우선 제외한다’고 생각하세요.
업무관리를 잘하는 사람은 반드시 일을 추진하는 능력이 뛰어난 사람만이 아닙니다. 자신이 ‘해야 할 일’과 ‘하지 않아도 될 일’을 잘 구별하는 사람입니다. 자신이 하고 싶은 일과 해야 할 일에는 온 힘을 쏟아붓지만, 그 이외의 것은 신경 쓰지 않습니다.
--- p.37, 「1. 일의 80%를 줄이는 사고방식

저는 여러분이 꼭 속도를 중시하는 태도를 자기 것으로 만들면 좋겠습니다.
‘업무의 성과 가치’는 ‘업무의 질 ÷ 소요 시간’이라고 생각하십시오. 빈틈없는 업무 수행으로 질을 높이는 것뿐만 아니라 ‘소요 시간’도 중요하다는 말입니다.
‘그렇다면 일을 대충 하는 것(완성도를 떨어뜨리는 것)과 무엇이 다른가’라고 생각하는 분도 있겠지만, 전혀 그렇지 않습니다. ‘일을 대충 하는 것’이 아니라 필요한 업무의 품질을 유지하며 최대한 신속하게 결과를 내는 것입니다. 업무를 의뢰한 사람이 요구하는 것을 가능한 한 빨리, 최소한의 형태로 제시한 다음 그 상태로 통과시킬지 수정할지 여부에 대한 판단은 의뢰인에게 맡기는 것입니다.
그러면 자신이 업무를 필요 이상으로 심각하게 받아들였다는 사실을 깨달을 수도 있고, 불필요한 감정에 휘둘리는 일도 부쩍 감소할 것입니다.
--- pp.41-42, 「1. 일의 80%를 줄이는 사고방식

업무관리가 서툴러서 고민하는 분이 많지만 그 고민의 근원은 사실 업무관리 방법의 문제가 아니라 단순히 할 일이 너무 많아서입니다.
기본적으로는 중대한 업무, 다시 말해 하지 않으면 큰 문제가 생기는 일, 사후 수정이 불가능한 일만 해보세요.
하지만 그 전에 시도해볼 만한 대책이 있습니다. 바로 서두에서 소개한 하지 않을 일 목록을 만드는 일입니다. 이 목록을 만드는 과정을 통해 해야 할 일을 스스로 줄여보세요. 모든 일에 최선을 다해 몰입할 필요는 없습니다.
--- p.54, 「2. 하지 않을 일 목록 만들기

신속하게 응답하지 않는 사람의 특징은 상대방보다 자신에게 초점을 두는 경향이 있다는 것입니다. 예를 들어, 상대방은 위 사례의 상사처럼 자세한 내용보다는 일단 개요라도 좋으니 빠른 응답을 원할 수도 있습니다.
그런데 즉시 회신하지 않는 사람은 상대방이 원하는 것보다 자신이 말하고 싶은 것, 정돈되고 세련된 표현 등을 우선시합니다.
--- pp.71-72, 「3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

사람은 누구나 매일 생활 속에서 무언가를 계획하고 순서와 절차를 정합니다. 그러나 이 과정에서 ‘그 준비라는 행위가 정말로 나에게 필요한가’를 자문하는 것이 대단히 중요합니다.
‘○○부터 준비하고 나서 시작한다’는 사고방식에 갇히면 준비가 되지 않으면 시작할 수 없다는 함정에 빠지기 쉽습니다. 결과적으로 정작 실행해야 할 중요한 일이 지연됩니다.
--- p.74, 「3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

70%의 완성도를 목표로 함으로써 효과적인 발표를 한다면 결과적으로 100%를 목표로 했을 때보다 바람직한 결과를 낼 수 있습니다.
자신에게 완벽주의 성향이 있다는 것을 자각하는 분은 특히, 상대가 수긍할 법한 적정선을 목표로 해보세요.
그 수준이 대체로 70점의 완성도입니다.
완벽함보다 ‘적당히 70점’을 목표로 하고 일단은 몸을 움직임으로써 ‘업무를 진척시키는 것’에 초점을 맞추는 것이 중요합니다.
--- p.79, 「3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

사실, 상대가 있을 때는 상대가 ‘만족하는 수준’보다는 ‘수긍하는 수준’이 중요합니다. 극단적으로 말씀드리면 스스로 평가할 때는 ‘20점’이라고 해도 상대가 수긍한다면 그것으로 충분하므로 합격점입니다.
--- p.80, 「3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

제가 여태까지 만나본 사람 중에서 업무 능력이 뛰어나고 일의 요령을 아는 사람들에게는 공통점이 있습니다. 바로 자신이 해야 할 일이나 다른 사람에게 의뢰받은 일(이를 ‘공’이라고 부릅니다)을 계속 붙들고 있지 않고 곧바로 패스하는 것입니다.
즉, 자기 손안에 공을 계속 가지고 있는 대신 신속하게 다음 사람에게 전달하는 것입니다. 그러면 전체적인 업무 흐름이 원활해집니다.
--- p.83, 「3. 멈추지 않고 일이 흘러가게 하는 법

무엇이든 계획을 세울 때 사람들은 무의식적으로 ‘이대로 되어주길 바라는’ 다소 비현실적인 기대를 품고 있는 듯합니다.
그러나 실제로 문제는 으레 생기는 것이라고 생각하면 일을 원활히 추진하는 데 훨씬 도움이 됩니다.
--- p.210, 「7. 계획대로 되지 않더라도 당황할 이유는 없다

이 ‘자투리 시간’은 마음먹기에 따라서 여러분이 자유롭게 사용할 수 있는 특별한 시간으로 변할 수 있습니다.
저는 업무 및 시간 관리 연수에서 자주 이런 연습을 합니다. 3분이나 10분 등 한정된 자투리 시간이 있다면 그 시간을 사용해 무엇을 할지 평소에 생각해두는 것입니다.
사전에 할 일을 정해두면, 자투리 시간이 생겼을 때 무엇을 할지 고민하지 않고 곧바로 정해둔 일을 할 수 있습니다.
--- p.256, 「9. 티끌 모아 태산 되는 자투리 시간 활용법

우리가 진정 추구해야 할 것은 단순히 뛰어난 업무 능력이 아니라 ‘자신의 현명한 선택’입니다. 무엇을 우선시하고 무엇을 버릴지에 대한 선택입니다.